Lohnbuchhaltung

Lohnsteuer, Sozialabgaben und, und, und machen das Auszahlen des Lohns zu einer echten Kunst. Da bekommt schon lange nicht jeder Ende des Monats einen Umschlag mit ein paar Scheinen in die Hand gedrückt und fertig ist. Die Lohnbuchhaltung verlangt höchsten EDV-Einsatz und Konzentration.

Womit befasst sich die Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung ist für die Arbeitnehmer eines Unternehmens in der Regel der wichtigste und interessanteste Teil der gesamten Buchhaltung. Sie befasst sich mit der betrieblichen Abrechnung von Gehalts- und Lohnzahlungen und allen weiteren Rechnungen, die damit im Zusammenhang stehen. Dazu gehört zum Beispiel auch Pflege der Personaldaten, die Ausführung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernisse für die Krankenkassen und die Lohnsteuer, oder auch in kleineren Unternehmen das Aufsetzen von Arbeitsverträgen. Für diese Tätigkeit innerhalb der Lohnbuchhaltung sind in der Regel umfassende Kenntnisse des Arbeitsrechts, des Lohnsteuerrechts und des Sozialversicherungsrecht unbedingt notwendig.

Unter anderem finden sich in der deutschen Gewerbeordnung sehr konkrete Vorgaben über Form und Inhalt der Lohnabrechnung und der Lohnbuchhaltung.

So heißt es zum Beispiel in § 108 der Gewerbeordnung:

„(1) Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.
(2) Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.
(3) Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales bestimmt das Nähere zum Inhalt und Verfahren der Entgeltbescheinigung nach Absatz 1, die auch zu Zwecken nach dem Sozialgesetzbuch verwendet werden kann nach Maßgabe des § 97 Abs. 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch. Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber zur Vorlage dieser Bescheinigung gegenüber Dritten eine weitere Entgeltbescheinigung verlangen, die sich auf die Angaben beschränkt, die zu diesem Zweck notwendig sind.“

Wie ermittelt die Lohnbuchhaltung den Lohn?

Grundlegend für die Ermittlung des Lohnanspruchs eines einzelnen Arbeitnehmers durch die Lohnbuchhaltung ist die Feststellung der der Arbeitszeiten und der Arbeitsleistung für die vergangene Lohnperiode.

Je nach Fall werden noch eventuelle Zusatzleistungen wie Prämien oder Zuschläge hinzuaddiert, bevor unter der Rechnung der eigentliche Bruttolohn steht. Diese werden dann aufgegliedert in den eigentlichen Nettolohn und die Lohnnebenkosten, welche der Arbeitgeber zu zahlen verpflichtet ist, sowie die Lohnsteuer. Zu den Lohnnebenkosten gehören dabei vor allem die Sozialabgaben, wie die Sozialversicherungsabgaben oder auch die Beiträge zur Unfallversicherung. Diese sind alle gesetzlich festgelegt und ihrer Höhe genau vorgeschrieben. Alle diese Vorgänge werden dann in der Lohnbuchhaltung für jeden Arbeitnehmer auf ein entsprechendes Lohnkonto übertragen. Diese müssen für jeden steuerpflichtigen Arbeitnehmer geführt werden und müssen vor allem die wichtigen Daten für die Lohnsteuer, wie Anschrift, Steuerklasse oder auch Freibeträge, enthalten. Um diesen komplexen buchhalterischen Vorgang zu unterstützen wird in der Lohnbuchhaltung unter anderem mit Lohnlisten, Verteilungsscheinen und Arbeitszeitkarten gearbeitet.

Wie arbeitet die Lohnbuchhaltung?

Neben diesen Hilfsmitteln, wird in der Lohnbuchhaltung außerdem mit entsprechenden Computerprogrammen gearbeitet. Überhaupt wird die gesamte Abwicklung der Lohnbuchhaltung, von der Lohnberechnung bis zu Auszahlung, elektronisch durchgeführt. Der Loh wird überwiesen und nur noch in ganz wenigen Ausnahmefällen bar ausgezahlt. Um diesen Prozess zu vereinfachen wird in der Regel mit Personalinformationssystemen gearbeitet, die je nach Größe des Unternehmens unterschiedlich komplex ausfallen können. Vor allem in größeren Unternehmen gibt es außerdem den Trend die Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister auszugliedern, um so die dafür anfallenden Kosten im Unternehmen zu reduzieren.