Die Buchführung bringt Ordnung ins Chaos

Was versteht man unter dem Begriff „Buchführung“?

Die Buchführung ist ein Teil des Rechnungswesens und bezeichnet die numerische, vollständige und strukturierte Aufzeichnung aller Vorgänge in einem Unternehmen anhand von Belegen. Damit bildet sie das Unternehmen in Zahlen ab und ist eine wichtige Informationsquelle für das Management. Die Buchführung lässt sich in die Finanzbuchführung und die Betriebsbuchführung untergliedern und ergänzt sich mit der Statistik sowie der Vergleichs- und Planungsrechnung zum Rechnungswesen.

Abzugrenzen ist der Begriff der Buchführung von dem der Buchhaltung, welcher häufig als Bezeichnung für die jeweilige Abteilung innerhalb eines Unternehmens verwendet wird, welche für die Buchführung verantwortlich zeichnet. Deswegen, und weil er zudem Verwendung in den entsprechenden Gesetzestexten findet, ist der Begriff der „Buchführung“ demjenigen der „Buchhaltung“ als Umschreibung für die Tätigkeit vorzuziehen.

Dokumente mit wirtschaftlichem Inhalt, wie sie bei der Buchführung entstehen, gehören zu den ältesten schriftlichen Überlieferungen der Menschheit. Das System der doppelten Buchführung, welches heute in Deutschland im kaufmännischen Bereich allgemeiner Standard ist, wurde bereits im Mittelalter entwickelt.

Ist Buchführung Pflicht?

In Deutschland gibt es eine strenge, gesetzlich verankerte Verpflichtung aller Geschäftstätigen auch eine entsprechende Buchführung zu betreiben. In § 235 des Handelsgesetzbuches heißt es dazu:
„Jeder Kaufmann i.S.d. § 1-7 HGB ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“

Wie sieht eine ordnungsgemäße Buchführung aus?

Eine ordnungsgemäße Buchführung unterliegt zwei generellen Prinzipien:

Wahrheit, als Pflicht alles so zu verbuchen, wie es auch wirklich vorgefallen ist.
Klarheit, als Grundsatz, dass alle Aufzeichnungen übersichtlich, für einen Fachmann leicht und eindeutig verständlich und vor Fälschung geschützt sein müssen.

Weitere „Grundsätze einer Ordnungsgemäßen Buchführung“ (GOB), welche teilweise sogar explizit schriftlich niedergelegt wurden, beruhen auf Erfahrungen aus der Praxis und Empfehlungen aus Wissenschaft und Rechtsprechung.

Zentraler Grundsatz ist hier die Belegpflicht, welche besagt, dass keine Buchung in der Buchführung festgehalten werden darf, für die es keinen schriftlichen Beleg gibt. Dabei kann es sich sowohl um einen Beleg handeln, welcher in der Transaktion entstanden ist, wie bei einer Rechnung oder einer Quittung, oder aber um einen Eigenbeleg, beispielsweise um eine Lohnzahlung festzuhalten.

Wichtig ist nur, dass alle Belege theoretisch einer Revision stand halten und bis zu 6 Jahre aufbewahrt werden müssen.

Die Bücher der Buchführung

Im Rahmen der Buchführung muss jede einzelne Buchung in mindestens zwei „Büchern“ festgehalten werden. Diese Bezeichnung stammt noch aus den Zeiten traditioneller Rechnungsführung, als solche Eintragungen wirklich per Hand in gebundenen Büchern vorgenommen wurden. Heute findet die Buchführung in aller Regel elektronisch und per Computer statt – aber auch die entsprechenden elektronischen Dateien werden häufig noch als „Bücher“ bezeichnet. Dabei unterscheidet man zwischen drei Arten von Büchern:

Dem Journal (oder auch Grundbuch): Hier werden alle Vorgänge chronologisch und detailliert festgehalten.
Dem Hauptbuch: Hier werden die einzelnen Vorgänge aus dem Grundbuch den einzelnen Konten zugeordnet. Deswegen spricht man auch von Kontenblättern.
Und den Nebenbüchern: Sie erläutern das Hauptbuch.