Kreditorenbuchhaltung

Nur mit einer klaren Übersicht über alle offenen Rechnungen kann unnötiger Ärger vermieden werden. Wer pünktlich zahlt, der macht sich Freunde unter den Lieferanten und darf auch auf eine pünktliche Lieferung hoffen. Und das wiederum fördert den allgemeinen Work-Flow. Große Verantwortung für die Kreditorenbuchhaltung also.

Womit befasst sich die Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung steht in einem Unternehmen in einer sehr engen Verbindung zum Beschaffungswesen, genauer gesagt zum Einkauf. Sie stellt einen Nebenzweig der generellen Finanzbuchhaltung dar und befasst sich schwerpunktmäßig mit der laufenden Leistungsabwicklung zwischen dem eigenen Unternehmen und den Kreditoren. Ein Kreditor ist dabei eine Art Gläubiger, welcher dem eigenen Unternehmen eine Art Kredit in Form einer Lieferung oder Dienstleistung gewährt hat. In der Umgangssprache wird er häufig auch als Verkäufer oder Lieferant bezeichnet und ist damit das Gegenstück zum Debitor. Die Kreditorenbuchhaltung und die Debitorenbuchhaltung sind damit sozusagen die zwei Seiten einer Medaille.

Was sind die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung?

Im Zentrum der Kreditorenbuchhaltung stehen alle Prozesse, die mit den sogenannten Eingangsrechnungen in Zusammenhang stehen. Typische Tätigkeiten im Berufsalltag sind dabei die Bearbeitung der Eingangspost, die Durchführung von Überweisungen und das Einrichten und verwalten von Daueraufträgen, die Reisekostenabrechnung oder auch die regelmäßige Korrespondenz mit dem Kreditoren.

Darüber hinaus gibt es ein paar besonders wichtige Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung, welche größere Bereiche der Tätigkeit einnehmen und in ihrer aufgeführten Reihenfolge einen Arbeitsprozess im Umgang mit einer einzelnen eingegangenen Rechnung beschreiben:

Die Kreditorenstammsatzpflege:

In der Kreditorenbuchhaltung ist die Kreditorenstammsatzpflege eine Art Datenbank in der wichtige Informationen über die Geschäftspartner und Kreditoren des Unternehmens verwaltet werden. Dabei handelt es sich in der Regel vor allem um konstante Daten wie Adresse oder Gesellschaftsform des anderen Unternehmens und weitere wichtige Kontaktdaten, wie auch die Bankverbindung. Dies vereinfacht die weitere geschäftliche Beziehung ebenso wie die Abwicklung der offen stehenden Rechnung an das Unternehmen.

Kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung:

In diesem Tätigkeitsbereich kommt es bei der Kreditorenbuchhaltung vor allem auf die Überprüfung der Rechnungsangaben an. Hier wird zum Beispiel kontrolliert, ob die Mengenangaben auf der Rechnung auch denen im Lieferungsumfang entsprechen und mit der Bestellung übereinstimmen. Diese Überprüfung ist die Voraussetzung einer Zahlung der ausstehenden Kosten und wird teilweise – vor allem bei einem großen Warenverkehr – bereits automatisiert, um den allgemeinen Workflow nicht zu unterbrechen.

Erfassung der kreditorischen Eingangsrechnungen:

Hier werden die eingehenden Rechnungen gesammelt und sortiert. Besondere Aufmerksamkeit erfährt hier die Trennung des eigentlichen Rechnungsbetrags von der Mehrwertsteuer.

Verwaltung der offenen Posten:

Hier werden die offenen Rechnungen entsprechend ihrer Fälligkeit bearbeitet. Außerdem werden sie systematisch geprüft um Doppelabbuchungen zu vermeiden. Dieser Aufgabenbereich der Kreditorenbuchhaltung ist von besonderer Bedeutung für die kurzfristige Liquiditätsplanung, da hier alle Informationen über ausstehende Rechnungen und Zahlungsverpflichtungen des Unternehmens zusammenlaufen.

Veranlassung der Zahlung:

Erst nach diesem langwierig erscheinenden Prozedere, wird in der Kreditorenbuchhaltung die eigentliche Zahlung der offenen Rechnungen veranlasst. In der Regel wird hier mit den Mitteln des Online-Banking gearbeitet.

Archivierung der Eingangsrechnungen:

Entsprechend der 10-jährigen Archivierungspflicht in Deutschland sind die Unternehmen dazu verpflichtet alle Rechnungen über diesen Zeitraum aufzubewahren, um jederzeit eine lückenlose Überprüfung ihrer Geschäftstätigkeit zu gewährleisten. Dabei gibt es bestimmte Regelungen über die Art der Archivierung, welche sowohl physisch als auch digital vollzogen werden kann.